30年前，有一些参与信阳茶叶节筹备的人有着踩坑的经历，直至如今回想起来，仍觉得那是一笔宝贵财富，今天，把这些经验以及教训分享出来，期望可以给正在筹备大型活动的朋友们一些参考。

场地划线这种小事差点毁了开幕式

在首届信阳茶叶节开幕式的前一日，我们运用白灰浆于文化中心广场绘制好了演员站位标记。然而，没曾想到夜里出现了一场降雨以及路人踩踏的情况，到了第二天清晨，标记全然消失不见了。负责场地方面的同事焦急得不停地打转，只能赶忙找来工具再次进行绘制。这一事件使我清楚地认识到，大型活动场地标记务必要考量天气因素，最好选用不容易脱落的油漆，亦或者提前落实好防护措施。

后面我们再度举办活动时，都会预备两套标记的方案，主要的方案采用耐久性材料，备选方案准备带有彩色的旗帜或者临时的地贴。现场的工作人员同样需要及早的去现场探测查看，知晓场地有可能出现的意外状况。那次倘若不是大家反应敏捷迅速，开幕式的演出必定就要陷入混乱当中情况不尽如人意了。

邀请明星不能只靠口头约定

在邀请李谷一前来信阳参加茶节之际，我们遭遇了一个格外棘手的大麻烦。临近开幕之时，她忽然急需去处理一场诉讼官司，我 alongside 陈部长迅速且果断地派遣许宏前往北京，找寻文化部的朋友一道去开展相关工作。我们朝着李谷一详尽地阐释了信阳作为革命老区举办此次茶节是何等的艰难不易，并且各项准备工作均已安排妥当，她听闻之后，让其丈夫将诉讼予以推迟，如此这般才确保了演出得以顺利进行。

这场教训透露出这样的信息，那就是邀请关键嘉宾之时务必要签订正式合同，将违约责任清晰明确出来。与此同时还得备好备选方案，一旦主要邀请的嘉宾出现状况能够即刻顶上发挥作用。我们后续都提前去联系两到三位处于同等量级的艺人，以此来确保万无一失。

订票工作必须反复提醒不能想当然

每届茶节晚会开始举办的前半个月那个阶段当中，我们就会朝着各个单位去发送预订票函这件事情。然而总是存在一些单位处于忙于手头自己所进行的工作这个状态而忘记订票，等到晚会变得很火了之后又过来进行埋怨。曾经有一年的时候领导在会议上面质问我们为什么不采取主动的行动，实际上我们在发送函件的时候他们根本就没有把这件事情当作一回事情看待。

随后我们另行改革了工作方式，于发函后一周之内进行电话确认，临近节日之前再次发送提醒。针对重要部门，径直上门去对接，将票递送至他们手中。并且要预留一部分机动票，用以应对临时的需求。牢记，在大型活动期间，你觉得通知已到位，实则对方或许根本就没看。

商业开发要提前明确利益分配

信阳影剧院门前广场举办过一届开幕式，当时企业纷纷争抢有利位置去做广告，茶办打算收费以此弥补经费，文化局则需要考虑剧院职工的加班补贴，双方为此争执不下，最终在协调会上吵得不可开交，险些影响到整体工作。

这事儿向我们表明，在关乎商业开发的范畴那儿，务必要预先构思出详尽的规划，去明晰各个部门的利益划分情况，究竟是谁来负责招商，又是谁为之提供服务，还有收益怎样进行分配，这些通通都得清清楚楚地用文字记录下来。不然的话，当活动快要临近之时倘若再发生扯皮的状况，那可就不但会伤了彼此之间的和气，而且还会耽误事情呢。

开发文化礼品要抓住核心需求

那个时候，领导心里想着要去解决除掉茶叶之外还能够用来当作礼品送人的东西所存在的问题，我跟陈俊峰副主席两个人的想法一下子就契合到了一起，随后召集了那些搞文化的人展开讨论，最终决定去编辑并且出版《信阳书》。我们发动全市的作家们去提供相关资料，从中筛选出历史信阳、风物信阳、红色信阳、艺术信阳这四大板块。这本书一经出版便获得了好评，进而成为了政府的文化礼品。

我们的成功在于抓住了领导的核心需求，即展示信阳文化底蕴。做文化产品不能自我陶醉，而应该去研究受众的需求。以后我们又趁热打铁，抢救整理民间故事全书，十个县区的卷本成为了茶节的厚重礼物。

民间文化抢救要发挥专业人才作用

将郭丁香长诗两个版本进行主要收集整理的彭化厚、曹家振、李海华，均为文化局系统的工作人员，他们最早从民间搜集出两千多句内容，于1982年被中国民间文学刊登，从而引起了上层的关注，这些人属于有功之人，我们充分发挥他们之专业优势，推动了民间文化保护工作。

我于市政协大会之上，曾递交过关于抢救民间文化遗产的提案，此提案经由多家媒体予以刊登。从事文化工作之时，需善于去发现并且依靠专业人才，这些专业人才深入扎根于基层，能够掌握第一手资料，他们乃是文化传承的关键力量。

活动策划要善于从生活中找灵感

第八届茶节，是信阳撤地设市之后所举办的首次办节活动，我们因新年舞龙活动而获得启发，十个县区恰似十条巨龙，最终确定了“龙腾茶乡歌盛世”这一主题，专门去江苏乡镇考察手工扎龙，订制了十条长度为30米的彩龙，经过统一培训后各县区各自进行排练，在开幕式前三天展开集中彩排。

呈现出这样一个案例，其表明，优质的创意常常源自平常的生活，我们那时还遭遇过一个细微的插曲，第七届茶节之际有一位领导在情绪激动之时将“开幕式结束”讲成了“茶叶节圆满结束”，从而致使全场爆发出哄笑，随后大家都自我调侃说是“办节的人变老了”，这些有趣的事情也成为了茶节文化的一部分。

当你筹备大型活动之际，碰到过什么样的突发状况？又是怎样去化解的？欢迎于评论区之中分享出你的经验以及教训，点赞并且收藏这篇文章，使得更多举办活动的朋友能够看到这些实用的干货内容。